GTD — тайм менеджмент или эффективное управление временем *

Давайте будем честны сами с собой — мы не можем управлять временем. У нас есть 24 часа в сутках, 365 дней в году, и с этим мы ничего не сделаем. Но как-же тогда нам стать эффективнее и больше успевать?

Кому лень читать — видео внизу

GTD (русскими буквами ГТД) — расшифровывается как get things done — завершите ваши дела (вольный перевод).  На самом деле за этой загадочной аббревиатурой скрывается стратегия управления своими задачами, я думаю что одна из многих.

В данной области проводится много исследований, многие люди на собственном опыте выводят свои формулы и таких примеров тысячи. К сожалению это породило различные теории и подходы к эффективному управлению делами, и многие из них подходят одним, но не подходят другим.

С другой стороны, если проанализировать хотя-бы несколько таких систем, можно найти общие составляющие, на них мы и будем опираться, выстраивая свою идеальную систему управления личным временем.

Давайте выделим основные моменты — которые уже помогут нам двигаться вперед, и успевать за день завершить гораздо больше дел:

  1. Все задачи на исполнение имеют ограничение по времени выполнения;
  2. Новые задачи и мысли идут в папку Входящие;
  3. Выделяем время на планирование и постановку задач;
  4. Планируем не только работу, но и свое свободное время;
  5. Выделяем в группу однотипные дела, чтобы тратить меньше времени на их исполнение.

Еще посоветую вам закладывать на задачи время с небольшим запасом — если у вас останется свободное время, вы сможете взять задачу из следующего дня — а вот если времени не хватит, то вы его уже ни откуда не возьмете.

Не бойтесь взять паузу для ответа — это нормальное явление. Вы не обязаны отвечать на e-mail или сообщение прямо сейчас.

Для такого управления задачами вы можете использовать любое приложение, можно даже адаптировать excel таблицу в документах гугл, главное следовать правилам описанным выше, а теперь давайте их раскроем поподробнее...

Все задачи на исполнение имеют ограничение по времени выполнения

При добавлении задачи на исполнение формулируйте ее так, чтобы она имела четкие границы.
Например: заменить пасту в авторучке. Тут все понятно, а если задача очень большая? Пример: написание статьи в блог — 1 час. Все, таким образом вы можете правильно спланировать время и работа будет двигаться, иначе эта статья может остановить всю остальную работу.

Новые задачи и мысли идут в папку Входящие

У вас есть папка (вкладка, доска и т.д.) входящие. Все задачи вы записываете туда. Вам прислали новую задачу — не отвечаем на нее сразу — во входящие ее. Вам позвонили, не обещаем ничего сразу — ставим задачу во входящие. Пришла идея нового проекта, или доработка старого — не кидаемся сразу реализовывать — во входящие ее.
А потом...

Выделяйте время на проверку почты и ответы по телефону. Если было мало писем и звонков, возьмите задачу из следующего дня, это лучше чем откладывать задачи на завтра.

Выделяем время на планирование и постановку задач

Тут все очень просто — выделяем время отдельной задачей, идем в папку входящие и там распределяем чем и когда будем заниматься, а от чего откажемся.
Это можно делать каждый день, можно раз в 2 дня, а можно планировать неделю, и потом просто корректировать планы.
Будет очень здорово, если у вас будут планы на день, неделю, месяц и год.

Планируем не только работу, но и свое свободное время

Нет — это не помешательство на планировании. Если не хотите расписывать планы — просто обозначайте время. 2 часа в день на ничего неделание, ну или сколько вам надо?

Выделяем в группу однотипные дела, чтобы тратить меньше времени на их исполнение

Этот пункт тоже предельно ясен, мы объединяем дела, чтобы тратить меньше времени. Например, мы не каждый ответ на письмо закладываем в отдельную задачу, а ставим одну общую. И делая эту задачу — мы заходим один раз в почтовый ящик и отвечаем на все накопившиеся письма и разбираем почту.
Если мы едем куда-то на автомобиле, все дела по покупкам и заездам мы стараемся объединить, если они еще и рядом географически, таким образом мы делаем все дела в одном месте и нам не надо туда ехать повторно. Плюс к этому, из списка дела не теряются. Вот случай с автомобилем, лично мне, действительно экономит кучу времени.

Учитывайте сколько часов в день вы можете работать, сколько на семью уходит и так далее, и не берите работы больше, чем можете сделать по времени.

Отводите отдельное время на соцсети, youtube и прочие развлечения. От этого вы никуда не денетесь, если у вас уже была зависимость, резко взять и бросить — сложно. Просто ограничивайте расход времени на эти занятия — не более 10% от вашего основного рабочего времени. Ну а в будущем старайтесь еще больше сократить это время — отдыхайте качественно и поменьше прожигайте ваше время на ненужные занятия — его не вернуть!